5 فوائد لاعتماد نظام إدارة مجلس الإدارة

نظام إدارة مجلس الادارة

5 فوائد مهمة في استخدام نظام إدارة مجلس الإدارة

وبما أن التكنولوجيا قد زادت من سرعة الاتصالات، فقد رفعت أيضاً التوقعات بأن تقوم مجالس الإدارة بأعمالها بشكل مختلف. مع ظهور تكنولوجيا السحابة والوصول الرقمي إلى الوثائق الهامة، لا يمكن أن تعتمد اجتماع مجلس الإدارة فقط على الأوراق المطبوعة قبل الاجتماعات للبقاء على اطلاع.

ومع إدراك المزيد والمزيد من مجالس الإدارة للتحديات التي تواجهه للحفاظ على المعلومات محدثة والوصول إليها، فقد تحولوا إلى استخدام نظام إدارة مجلس الإدارة لتبسيط العمل الإداري ومساعدة أعضاء مجلس الإدارة على العثور على المعلومات بسهولة أكبر.


1. الوصول بسرعة للمعلومات الهامة في نظام إدارة مجلس الإدارة

مع برامج مجلس الإدارة، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة الوصول إلى جميع المعلومات الهامة اللازمة للتداول الفعال واتخاذ القرارات.

عادةً ما تكون الاوراق والملفات التقليدية محدودة بالمعلومات المطبوعة التي يتم توفيرها لاجتماعات محددة. بينما يسمح الانتقال إلى برامج الإدارة لأعضاء مجلس الإدارة بالوصول الآمن عن بعد إلى المستندات الهامة، مثل:

  • محضر الاجتماع السابق
  • الخطط الاستراتيجية
  • كتيبات السياسات
  • لوائح الحوكمة
  • القرارات ومتابعة المهام
  • تقارير مراجعة الحسابات

وفي سياق الاجتماع، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة البحث بسرعة من خلال الوثائق السابقة للعثور على إجابات، بدلاً من إثارة الأسئلة أو طلب وثائق إضافية من الموظفين الإداريين.


2. تبسيط إدارة مجلس الإدارة

مع برنامج إدارة مجلس الإدارة، يتم تقليل وقت إعداد الاجتماع من ساعات إلى دقائق. بدلاً من طباعة وتجميع وارسال نسخ ورقية من المواد، يتم تحميل كافة المستندات بدلاً من ذلك إلى السحابة. تحويل الملفات تلقائيا إلى PDF كما يتم تحميلها.

يمكن للمسؤولين حفظ كتب الاجتماعات المسودة حتى يصبح الإصدار النهائي جاهزاً للنشر.

كما تسمح برامج المجلس للمسؤولين بتنظيم اللجان، وتعيين الاجتماعات، وطلب الأصوات، وإنشاء الاستطلاعات، ومشاركة الملفات، وإسناد المهام. يمكن إنشاء جداول أعمال الاجتماعات مرة واحدة، وحفظها كقوالب للاستخدام المستقبلي.

بالإضافة إلى ذلك، برنامج المجلس يزيل القلق بشأن تعديلات اللحظة الأخيرة على مواد الاجتماع، يمكن لمنظم الاجتماع التحديث بشكل سريع وعلى الفور اثناء وبعد الاجتماع.  مع برامج إدارة مجلس الادارة، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة دائمًا أن النظر إلى البرنامج – وليس سكرتير المجلس – للحصول على أحدث إصدار من المعلومات والملفات.


3. زيادة مشاركة أعضاء مجلس الإدارة

لم يعد تعاون الأعضاء يقتصر على مجلس الإدارة.  وتسمح عمليات التصويت وأداة غرفة المراجعة وميزة الاقتراحات لأعضاء اللجنة بتقديم تعليقاتهم حسب ما تسمح به الجداول الزمنية، مع الالتزام بالمواعيد النهائية الثابتة.

بدلاً من الاعتماد فقط على الاجتماعات لخلق الحاجة الملحة وراء القرارات، يمكن أن تسمح برامج مجلس الإدارة للمسؤولين بإبقاء المشاريع في الموعد المحدد، بل ويمكن أن تقلل من الحاجة إلى الاجتماعات المتكررة.

أيضا، بالعودة إلى النقطة الأولى، يمكن للأعضاء الوصول إلى الوثائق ذات الصلة من أي مكان. وهذا يعني أنه، يمكن لعضو مجلس الإدارة مرجع المواد من أجهزتهم النقالة، ونقل المعلومات بسرعة حسب الحاجة.

بدلاً من انتظار دليل السياسة العامة أو اللوائح لتوضيح مشكلة ما، يمكن لأعضاء مجلس الإدارة ببساطة الرجوع إلى المواد حسب ما يناسبهم.

حوكمة الشركات


4. التحكم في الوصول إلى المعلومات

يوفر برنامج مجلسي ضوابط محددة على من لديه حق الوصول إلى المعلومات.

يمكن للمسؤولين بسهولة إضافة أعضاء أو إزالتهم، وتحرير ملفات التعريف، والمساعدة في كلمات المرور المنسية. يمكن تعيين الأعضاء في لجنة أو أكثر.  سرية معلومات اللجان ولا يمكن الاطلاع عليها إلا من قبل أعضاء اللجنة.

يمكن جدولة مواد الاجتماع للأرشفة التلقائية أو الحذف.  يمكن تعيين الصلاحيات على مستوى المستندات، مما يسمح للمسؤولين بمشاركة المستندات مع أفراد محددين داخل لجنة.

يمكن للمسؤولين تكوين الإعدادات لملاءمة متطلبات الأمان الخاصة بالمؤسسة؛ مثل تمكين أو تعطيل التصويت السري والدخول بالمصادقة الثنائية.


5. خفض تكاليف إدارة مجلس الإدارة

كما ذكرنا سابقاً، عادةً ما تنفق مجالس الادارة وقتًا ثمينًا وأموالًا في الطباعة، وتجميعها، وشحنها قبل الاجتماعات. مع برامج المجلس، يتم تقاسم المعلومات على الفور وبشكل آمن مع الأعضاء، مما يقلل بشكل كبير من التكاليف وتسريع عملية التوزيع.

المنشآت التي تستخدم أنظمة إدارة مجلس الإدارة تختصر وتوفر الوقت والجهد والمال الضائع في تجهيز واعداد الاجتماعات.

يعمل برنامج المجلس على تبسيط الإدارة، وإزالة المشاكل الرئيسية، وتحسين الاتصالات، وزيادة المشاركة، وتعزيز الحوكمة التنظيمية.

في النهاية يعتبر نظام مجلسي أحد  الانظمة المتميزة في إدارة مجلس الإدارة بجميع مراحله.

للحصول على النسخة التجريبية من نظام مجلسي اضغط هنا

يمكنكم أيضا قراءة  5 متطلبات أساسية لمجلس إدارة فعال

مجلسي هو نظام متكامل لإدارة مجالس الإدارات واللجان تم تصميمه لإتمتة و حوكمة الإجتماعات بدءاً من تجهيز جدول الأعمال و حتى توزيع محاضر الإجتماعات

روابط أخري

سياسة الاستخدام
الشروط و الأحكام
الأسئلة الشائعة

حمل التطبيق

تابعنا على

2020-12-29T07:40:37+00:00